DXはデジタル技術によってビジネスや私たちの生活をより良くしていこうという取り組みです。
デジタル技術の活用は、ITに関する知識が必要であったり、システム導入にための費用が高額になってしまうことから、実用へのハードルが高いイメージがあります。しかし、
ここでご紹介する10個のDXは低予算で高度な知識も不要ですから、すぐに実践してDXの効果を得ることができます。
チャットツールを利用する
仕事上の事務連絡を行うとき、メールを使っている企業が多くあります。時間や場所を選ばず連絡を取り合えるメールはとても便利です。しかし、相手とのやり取りが長く続いたとき、少し前の会話内容を確認するのに手間取ったり、ちょっとした内容の場合には、メールで送るほどでもないだろうか、と躊躇してしまいます。このようなときに活躍するのが、業務用のチャットツールです。
このチャットツールは仕事上の連絡ができるように開発されたもので、無料で使うことができます。チャット形式ですので、実際に会話するように連絡を取ることができます。また、PDFやWord、Exelなどのファイルを送ったり、webページのURLをリンク付きで添付するなど、機能面も充実しています。社外の人とも気軽に連絡が取れるので、仕事がスムーズに進むようになります。
オンライン会議ツールを利用する
近年の働き方改革や社会情勢によって、オンライン会議を導入したいと考えている企業は多くあります。使ったことがないと難しそうに感じますが、オンライン会議ツールは無料ですぐに利用できるものが多く、導入コストの小さいシステムです。
オンラインで会議ができるようになると、会議のために移動する必要がなくなり、移動する時間と交通費が削減できます。また、在宅ワークを導入しやすくなるため、社員それぞれの事情に合わせた柔軟な働き方ができるようになります。
出欠確認システムを利用する
懇親会などの多くの人が集まる日程調整をするとき、メールを送って一人ひとりのスケジュールを確認するのはとても手間がかかります。そんなとき活躍するのが、日程調整アプリです。
日程調整アプリは日程調整の担当者が候補日をいくつか提示し、参加者が参加可能な日程を選択していく仕組みになっています。参加者全員のスケジュールをまとめて見ることができるため、参加できる人が一番多い日をすぐに知ることができます。このアプリは無料で使えて、会員登録が不要なものもあるため、すぐに使い始めることができます。
電話代行システムを利用する
電話の取り次ぎは、オフィスで頻繁に発生する雑務です。電話連絡の多い仕事の場合、一日に何度も取り次ぎを行い、社員が仕事に集中できない問題があります。この電話の取り次ぎを、IVRと呼ばれる自動音声応答システムが代行してくれるサービスがあります。
近年のIVRは、クラウド型でインターネット回線を利用しており、月額数千円程度で利用可能です。会社に電話がかかってくると、まず初めに機械音声が応答し、発信者の要件に合わせて適切な部署へ繋いでくれます。このシステムを使うことで、社員が毎回電話の取り次ぎをしなくて良くなり、より仕事に集中できる環境を整えることができます。
スケジュール共有ツールを利用する
仕事を行う上でスケジュール管理をしっかりすることは必須ですが、たくさんの案件を抱えている時などはなかなか難しいものです。そこで、社内でスケジュール共有ツールを導入することで、スケジュール管理を楽にできます。
このツールは個人のスケジュール登録だけでなく、チーム全体のスケジュールを登録したり、他の人のスケジュールを確認することができます。このツールを導入することで、会議の予定調整が容易になったり、大事な予定をチーム全体で把握してフォローし合うことができるメリットがあります。さらに、こういったツールは無料のものが多いので、導入コストを抑えることができます。
紙の書類を電子化する、電子書籍を購入する
マニュアルや会議資料などの紙の資料は、オフィス内で場所をとるだけでなく、情報を探す際にも苦労してしまいます。社内の資料が電子化されていれば、効率的に資料を保管し、情報を探すことができます。
既に紙の資料としてあるものは、コピー機でスキャンしてPDF化することで、すぐに電子化できます。また、新しい書籍の購入時には、電子書籍を選ぶようにすると、紙の書籍よりも安く購入することができます
無料のオフィスソフトを利用する
Word、Exel、Powerpointなどのオフィスソフトは仕事をする上で欠かせないものです。しかし、これらのソフトは高額で、バージョンアップの際の追加費用もかかります。最近ではwebブラウザ上で動く無料のオフィスソフトが使用できます。有料のものと比べると機能が少ない部分もありますが、簡単な作業であれば無料のオフィスソフトで十分です。
また、有料のオフィスソフトと違い、複数人で同じデータを開いて編集していくこともできるため、とても便利です。
オンラインストレージでデータ共有する
オンライン上にデータを置くことで、どこにいても、どのデバイスからでもデータを見ることができます。データの量が多く、一定以上のストレージ容量を超える場合は、毎月お金を払ってストレージを増やす必要があります。このサービスはそれほど高額では無いため、有料版であっても導入しやすいでしょう。
持ち運び用タブレットを購入する
社内でデータを他の人に確認してもらいたいときや、質問をしたいとき、いちいちデータを印刷して相手に渡したり、自分の席まで相手に来てもらうのは大変な手間です。そんなとき、気軽に持ち運べるタブレットがあれば、タブレットに自分のPC画面を表示して、少し離れた相手にも見せることができます。
タブレットは1万円以下で購入できるものがあるため、低コストで使用できます。
クラウドソーシングを利用する
社内で人手不足に陥っているときや、今までに無いスキルを持った人と仕事を進めていきたいとき、インターネットを通じて広くビジネスパートナーを募集することができるのが、クラウドソーシングです。
クラウドソーシングでは業務委託で一定期間の仕事を発注することができるため、繁忙期の人手不足を解消したい、といったときにも活用できます。また、クラウドソーシング専用のwebシステムが運用されているため、このシステムに登録するだけで簡単に利用することができます。
まとめ
以上のように、低予算ですぐに導入できる便利なシステムがたくさん存在しています。無料で使用できるものも多いですから、気軽に使い始めることができます。便利なシステムをどんどん利用して、DXを進めていきましょう。
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